REPONSES D'EXPERTS
Les Experts de Gan Eurocourtage répondent aux questions
L'assurance est un domaine complexe, une affaire d'experts. Les particuliers, professionnels et chefs d'entreprises sont de tout temps confrontés à de nombreuses questions.
Les experts de Gan Eurocourtage apportent ici des réponses aux questions qu'ils rencontrent le plus souvent.
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Une entreprise peut avoir deux catégories de véhicules : véhicules individuels et des véhicules de chantier.
Les contrats individuels et les contrats flotte
Les véhicules de l’entreprise peuvent être assurés par des contrats individuels ou par un contrat flotte. Il est possible d’envisager la souscription d’un tel contrat d’assurance à partir de trois véhicules.
Les flottes fermées sont distinguées des flottes ouvertes selon que le client, pour bénéficier de la garantie, doit déclarer à l’assureur chaque véhicule qu’il met en service ou se limiter à indiquer la composition de son parc au début de chaque année.
Certaines entreprises ont recours à cette dernière technique pour faire bénéficier leur personnel de conditions de garantie et de tarif particulières.
Les contrats garantissant les engins de chantier
Les engins de chantier ont parfois la double fonction de véhicules et d’instruments de travail et sont garantis en tant que tels au titre de la responsabilité civile automobile obligatoire et de la responsabilité civile exploitation. En cas de sinistre, il peut être difficile de déterminer si celui-ci relève de l’exploitation de l’entreprise ou de la circulation du véhicule. Pour éviter des problèmes de frontière et de cumul d’assurance, il est préférable que l’entreprise souscrive une assurance de responsabilité civile exploitation auprès de l’assureur qui garantit ses véhicules pour le risque de circulation.
Certains risques, en particulier ceux inhérents à la raison d’être de l’entreprise (risques stratégiques et opérationnels) peuvent se traduire par un gain ou une perte (par exemple, le succès ou non d’un nouveau produit) et ne sont pas assurables.
En revanche, il existe de nombreux risques susceptibles d’entraver la bonne marche de l’entreprise, voire de ruiner son existence qui sont assurables. Ces risques, générés par l’existence et l’activité de l’entreprise doivent être accidentels, aléatoires et à l’origine de dommages, frais ou pertes.
Les principaux risques assurables dans une PME sont les suivants :
Typologie des principaux risques assurables
| DOMAINE DE RISQUE |
EVENEMENTS DOMMAGEABLES |
| Dommages aux biens |
Incendie, dégâts des eaux, vol, événements naturels, attentats, bris de machine et autres événements accidentels atteignant les bâtiments, les marchandises, les matériels, le mobilier… |
| Pertes d'exploitation |
Perte de marge brute, frais supplémentaires… liés à l'arrêt accidentel de l'activité. |
| Risques informatiques |
Perte de données (suite à dommages matériels, virus, malveillance…). |
| Fraude (informatique ou non) |
Perte de fonds ou de biens. |
| Risques automobiles |
Dommages corporels ou matériels causés aux tiers, dommages subis par les véhicules. |
| Risques de transport |
Dommages aux marchandises transportées. |
| Responsabilité civile de l'entreprise |
Mise en cause de la responsabilité de l'entreprise dans le cadre de son exploitation, du fait des produits fabriqués ou vendus (produits défectueux) ou des prestations effectuées (faute, erreur, négligence). |
| Responsabilité du dirigeant |
Mise en cause de la responsabilité du dirigeant, notamment en raison des fautes commises dans la gestion. |
| Risques environnementaux |
Mise en cause de la responsabilité de l'entreprise du fait de dommages causés à l'environnement. |
Une fois ces risques identifiés et les mesures de leur prévention mises en œuvre, le plan d’assurances doit permettre :
- de reconstituer les actifs de l’entreprise détruits ou endommagés à la suite d’un sinistre ;
- de maintenir son équilibre financier pendant la période de reconstruction et de favoriser le redémarrage de l’activité ;
- de supporter les conséquences pécuniaires des dommages causés aux tiers (à l’origine d’une mise en cause de la responsabilité civile de l’entreprise).
D'une façon générale, la gestion des risques a pour objectif d'étendre la champ de la gestion des entreprises au domaine des aléas. Elle comporte l'étude systématique des événements dommageables et des moyens à mettre en œuvre pour en réduire les impacts défavorables. Elle s'appuie sur une méthodologie.
Or, un examen des pratiques actuelles en matière de gestion des risques dans une PME révèle que :
- il n'existe pas de véritable mise en place concrète, sauf dans de rares grandes PME ;
- l'évaluation des risques et leur gestion sont un domaine insuffisamment formalisé, sans vue globale et structurée ;
- plus de la moitié des entreprises n'identifient pas certains risques essentiels auxquels elles sont confrontées ;
- la forte polyvalence des fonctions dans l'entreprise fait qu'il n'existe pas de fonction dédiée à la gestion des risques et des assurances et le chef d'entreprise ne peut pas y consacrer suffisamment de temps.
Il existe pourtant de nombreux événements dommageables susceptibles de frapper à tout moment une PME ; certains sont bien connus, d'autres le sont moins :
- le décès ou l'invalidité permanente du chef d'entreprise ;
- la défaillance du principal client ou la carence d'un grand fournisseur ;
- l'impossibilité de respecter les délais de livraison ;
- une réclamation en dommages et intérêts d'un tiers pour livraison non conforme ;
- un lot de produits défectueux diffusé sur les linéaires de vente ;
- l'augmentation de la fréquence des sinistres d'une flotte de véhicules automobiles ;
- l'incendie du centre de production principal.
- une réclamation d'un groupe d'actionnaires minoritaires.
- Parmi ceux-là, les risques d'incendie et de dommages causés par les produits fabriqués et vendus peuvent être lourds de conséquence pour l'entreprise :
| Evénement aléatoire |
Conséquences directes |
Conséquences indirectes |
|---|
| Incendie du centre de production principal |
- Coût de reconstruction des bâtiments
- Coût de remplacement des matériels et des machines
- Coût de reconstitution des stocks de marchandises
|
Arrêt de l'activité pendant plusieurs mois (perte de chiffre d'affaires, maintien des frais fixes, frais exposés pour la remise en activité) |
|---|
| Lots de produits défectueux |
Dommages corporels, matériels et immatériels causés aux tiers |
- Frais de retrait ou de destruction des produits
- Arrêt éventuel de l'activité
- Frais de gestion et de communication de crise
|
|---|
Une analyse préalable des risques et des mesures de prévention de bon sens peuvent en réduire la probabilité de survenance et le coût.
Exemples :
| Incendie du centre de production principal |
Lot de produits défectueux |
|---|
| Accès aux bâtiments : ressources en eau ; accès des secours |
Conception : recensement des dernières conséquences techniques et des normes professionnelles |
| Construction des bâtiments : matériaux ; compartimentage ; mode de chauffage ; installations électriques |
Fabrication : développement des contrôles qualité (contrôle des matières premières à leur réception ; tests avant la mise en circulation des produits) |
| Moyens de prévention et de protection : formation du personnel ; systèmes d'extinction |
Conditionnement : soin apporté à l'étiquetage, aux notices d'emploi, à l'information des consommateurs |
| Process de fabrication et modes de stockage, gestion des déchets |
Stockage : vérification périodique des conditions de stockage et de rotation des stock |
De façon simplifiée, une méthodologie de gestion des risques comporte 4 grandes étapes :
L’entreprise doit tout d’abord informer l’Assureur des évolutions intervenues depuis la dernière visite dans les domaines suivants :
- activités : nouvelles activités ou lignes de produits, nouveaux procédés de fabrication, importation/exportation, travaux effectués chez les clients, sous-traitance ;chiffre d’affaires du dernier exercice comptable écoulé (% d’évolution par rapport à l’exercice précédent) ;
- effectif salarié.
Il est particulièrement important de s’assurer que les activités mentionnées au contrat correspondent toujours exactement à la réalité, faute de quoi l’entreprise pourrait se voir opposer une non garantie en cas de sinistre de responsabilité civile.
Elle doit ensuite vérifier si le montant des capitaux assurés est toujours adapté et procéder à un réajustement si sont intervenues des évolutions telles que construction de nouveaux bâtiments, achats de nouveaux matériels, variation importante du stock de marchandises. Ceci concerne les capitaux assurés en incendie, vol, dégâts des eaux et autres dommages aux biens. Les montants de garanties en responsabilité civile peuvent également devoir être revus en cas de signature de nouveaux marchés.
Il existe quatre grands types de risques informatiques :
Accidents : des causes multiples
Si l'on compare le parc d'ordinateur aux autres machines d'une PME, sa fragilité est évidente : il craint l'eau, le feu, les fumées, les chocs mécaniques ou électriques, la maladresse, bien plus que tout autre matériel. Les matériels informatiques (notamment les portables) peuvent être aisément volés. Aux effets directs d'un sinistre s'ajoutent enfin les dommages subis par les informations (pertes de données).
Malveillance : une imagination sans fin
Les hackers ne se contentent pas de multiplier leurs incursions, ils s'informent en réseaux, se transmettent leurs découvertes et font la une des médias. Il est ainsi impossible d'être sûr que son système informatique ne sera jamais victime d'un virus ou d'une fraude.
Immobilisation : des conséquences financières importantes
Mais les risques informatiques ne se limitent pas aux dommages matériels et aux pertes de données. Il va de soi que l'immobilisation d'un système informatique, quelle qu'en soit la cause, est très perturbante et à l'origine de pertes d'exploitation et de frais supplémentaires pour l'entreprise.
Les divers événements pouvant frapper le système informatique d'une entreprise et leurs conséquences peuvent se résumer ainsi :
| Evénement |
Conséquences |
| Accident (incendie, vol, dégâts des eaux, dommage électrique, bris interne, choc, chute, …) |
Dommages matériels ; pertes de données ; pertes d'exploitation |
| Sabotage immatériel (infection informatique, destruction malveillante des données et programmes) |
Pertes de données ; frais supplémentaires d'exploitation |
| Fraude commise par les préposés ou par des tiers |
Pertes de fonds ou de biens |
| Panne ou dysfonctionnement |
Pertes de données ; pertes d'exploitation |
| Erreur de manipulation |
Pertes de données |
| Accident ou malveillance atteignant les installations d'un fournisseur et entraînant une coupure ou un dysfonctionnement dans l'alimentation en eau, électricité ou télécommunications |
Pertes d'exploitation dues à l'interruption de service |
| Destruction ou modification malveillante des moyens d'accès à un site internet |
Perte de données |
Saturation ou blocage malveillant des moyens d'accès à un site internet
Accident ou malveillance atteignant les installations d'un fournisseur |
Pertes d'exploitation dues à l'indisponibilité du site |
Par la mise en œuvre d’un plan de prévention Flotte automobile qui permet à l’entreprise de réduire de 25% à 40% la fréquence de ses sinistres automobiles.
Le plan de prévention Flottes automobile agit en effet directement sur les accidents pour en réduire la fréquence, la gravité et les coûts.
Coût des accidents
Il intervient sur la réduction des coûts induits à la charge des entreprises : franchises, coûts de production, perte d’image de marque, immobilisation, consommation de carburant, entretien, réparation, accidents du travail. Or l’ensemble des coûts est proportionnel à la fréquence des accidents.
Une démarche méthodique doit être respectée pour obtenir les résultats attendus :
- analyse préalable de la sinistralité propre à la flotte de l’entreprise pour cibler les formations et les messages préventifs destinés aux conducteurs ;
- communication dans l’entreprise et mise en place de sessions de formation dispensées par des spécialistes ;
- sensibilisation des conducteurs impliqués dans un accident après chaque sinistre par un entretien téléphonique avec le préventeur.
Concrètement, la mise en place d’un plan de prévention Flotte automobile passe par :
- l’annonce au personnel des intentions de l’entreprise de maîtriser son risque automobile avec présentation des motifs, des modalités et des objectifs ;
- la désignation de relais internes ;
- le suivi de la sinistralité, avec mise en place des procédures d’enregistrement, élaboration de fiches sinistres ou rapports d’accidents pour analyser les causes et chercher à les réduire ;
- l’envoi périodique de fiches d’information aux conducteurs pour information ou sensibilisation ;
- la formation des conducteurs (rédiger un constat amiable, anticiper les situations à risques, les risques liés à l’usage d’alcool ou de stupéfiants, la vitesse et les distances de sécurité…) ;
- des challenges internes ou concours sécurité permettant de récompenser les conducteurs sur des critères de qualité et de sécurité.
- Faire respecter les interdictions de fumer dans les secteurs à risques. Equiper de cendriers adaptés les accès à ces secteurs.
- Utiliser la procédure du permis de feu pour les travaux par « points chauds » (soudure, oxycoupage, meulage…) réalisés tant par les entreprises extérieures que par les équipes d'entretien.
- Maintenir accessibles les équipements de lutte contre l'incendie et tester, au moins une fois par an, le bon fonctionnement des robinets d'incendie armés. Former le personnel régulièrement.
- Ne conserver à l'intérieur des locaux que la quantité de liquides inflammables nécessaire à une journée de travail.
- Ne pas stocker les palettes bois à l'intérieur des locaux et les tenir éloignées de ceux-ci d'au moins 10 mètres.
- Organiser les stocks :
- respect des allées de circulation,
- limitation des hauteurs de stockage,
- marchandises à plus de 10 cm du sol.
- Pour les chariots élévateurs :
- implanter les postes de charge dans des secteurs dégagés et biens ventilés,
- stocker les bouteilles de gaz à l'extérieur des locaux.
- Réaliser, dans les meilleurs délais, les travaux préconisés par les vérificateurs des installations électriques.
- Mettre en rétention les stockages de combustibles.
- Vérifier l'existence de sécurités sur les chaudières, fours, étuves…, et tester, au moins tous les 3 mois, leur bon fonctionnement.
- Tenir en stock les pièces de rechange à longs délais de réapprovisionnement.
- Maintenir les locaux informatiques dégagés de toutes matières combustibles.
- Sauvegarder les programmes et fichiers en deux exemplaires stockés dans des bâtiments différents.
Les travaux par points chauds sont des opérations ponctuelles qui requièrent l’emploi d’une flamme ou d’un arc électrique ou génèrent des hautes températures élevées (de 1 000°c à 4 000°C). Parmi celles-ci, on cite couramment :
- le soudage à l’arc électrique, générant la température la plus élevée ;
- le soudage au chalumeau ;
- l’oxycoupage (découpage de métaux au jet d’oxygène) ;
- le dégivrage au chalumeau ;
- le soudage au chalumeau (à gaz) de bandes de bitume (travaux d’étanchéité de toitures par exemple) ;
- le brûlage et le décapage de peintures et vernis ;
- le découpage, le meulage de pièces avec des meuleuses, tronçonneuses…
Les risques sont de plusieurs types. Outre l'action directe de la chaleur, la conduction thermique induite par la pièce chauffée à blanc peut générer un départ de feu couvant, hors du champ de vision de l'opérateur (derrière une cloison par exemple). La projection de particules en fusion, d'étincelles, gouttelettes peut atteindre des matériaux combustibles dans un rayon de plusieurs mètres autour du champ de travail.
Enfin, il convient de prendre en compte le risque d'explosion lorsque les travaux sont effectués près de récipients ou de canalisations mal dégazées. Souvent effectués dans des locaux non prévus à cet effet, avec un environnement plus ou moins maîtrisé, il est alors indispensable de mettre en oeuvre ces travaux selon une procédure stricte. Procédure qui passe tout d'abord par l'établissement d'un permis de feu. Ce document opérationnel est établi par l'entreprise avant tous travaux par points chauds. Il distingue trois phases nécessitant la mise en œuvre de mesures de sécurité : avant, pendant et après les travaux.
Voici les principales mesures de prévention et actions à mettre en œuvre pour limiter les risques d'incendie :
- Etablir un périmètre de sécurité en éloignant tous les matériaux combustibles hors de la zone dangereuse. Protéger ou couvrir avec des bâches ignifugées les éléments qui ne peuvent être déplacés.
- Colmater toutes les ouvertures, fissures… susceptibles de laisser passer des projections.
- Repérer les canalisations et liaisons pouvant servir de vecteur de propagation.
- Disposer, à portée immédiate, des moyens de lutte appropriés contre l’incendie (extincteur…).
- Si le travail se fait dans un volume creux (canalisation, réservoir…), s’assurer de son dégazage ou nettoyage effectif. Vider, purger ou inerter tuyauteries, réservoirs, citernes, à proximité immédiate.
- Repérer les téléphones et les moyens d’alarme les plus proches.
- Prendre les dispositions nécessaires pour éviter le déclenchement des systèmes de détection, d’extinction automatique…
- Faire signer le permis de feu par les personnes habilitées et les intervenants.
- Ne pas quitter les lieux durant toute l’intervention.
- Surveiller les points de chute des étincelles et particules enflammées. Les refroidir immédiatement.
- Se tenir prêt à éteindre tout début d’incendie et à alerter ou faire alerter.
- Refroidir les parties qui ont pu accumuler la chaleur même après les travaux.
- Inspecter les lieux de travail, les locaux contigus et tous les locaux pouvant être concernés par les projections ou transferts de chaleur.
- Maintenir la surveillance ou organiser des rondes pendant au moins deux heures après la fin des opérations.
- Remettre en service les systèmes d’alarme, d’extinction automatique…
- Informer les personnes habilitées de la fin des travaux.
Le permis de feu doit être rédigé en trois exemplaires : pour le donneur d'ordre, pour le représentant de l'entreprise chargée des travaux et pour l'agent veillant à la sécurité de l'opération. Il désigne au recto le donneur d'ordre, l'entreprise ou la personne intervenante, la description du travail à réaliser avec date et heure, ainsi que les consignes particulières, les risques signalés, les moyens de protection et le numéro d'alerte. Au verso, sont consignées les instructions impératives de sécurité à toutes les phases de l'opération.
Qui le remplit, qui le signe ? En principe, le permis de feu est signé par celui qui a commandé les travaux. C'est généralement la personne qui a la responsabilité de la sécurité incendie c'est-à-dire le chef d'établissement ou son représentant dûment habilité. La signature de ce document engage toutes les parties : donneur d'ordre, entreprise, ouvrier, service de sécurité.
Quand et à quelle fréquence établir un permis de feu ? Lorsqu'un permis de feu a été établi, sa validité court sur la durée des travaux mentionnée sur le document (plutôt journalière ou hebdomadaire). Il sera de nouveau requis à chaque fois qu'un élément change dans la mise en œuvre des travaux (intervenant, lieu, nature des travaux…). Tant que les travaux ne sont pas terminés, ce permis doit être conservé. Il est conseillé ensuite de l'archiver pour l'historique des travaux.
Les entreprises sont exposées à de nombreux risques et dans plusieurs domaines :
Les personnes
L’entreprise supporte des obligations en matière de prévoyance et de retraite à l’égard de ses salariés :
La retraite est assurée par une assurance collective retraite qui allie contrats collectifs supplémentaires complétant les régimes obligatoires de retraite et contrats collectifs d’indemnités de fin de carrière.
La prévoyance fait l’objet d’une assurance collective prévoyance qui vient s’ajouter aux prestations servies par les organismes sociaux obligatoires.
L’assurance collective indemnités de licenciement subvient aux versements des indemnités légales dues aux salariés.
La protection sociale du chef d’entreprise et de son conjoint (s’il travaille au sein de l’entreprise) dépend de leurs statuts mais fait l’objet d’une assurance vie, maladie et accident.
Les collaborateurs qui effectuent de nombreux déplacements doivent être protégés par une assurance individuelle accidents.
Et la disparition de la personne sur laquelle repose l’activité de l’entreprise nécessite une assurance homme-clé qui verse un capital décès ou invalidité, des indemnités journalières, une indemnisation de la perte de la marge brute, des frais supplémentaires ou des frais généraux permanents.
Les biens
Les bâtiments, le mobilier, le matériel professionnel peuvent être l’objet de sinistres, l’activité de l’entreprise interrompue pour les mêmes raisons, les marchandises volées, les archives détruites… Il est donc obligatoire qu’une assurance Entreprises présente des garanties multirisques et pertes d’exploitation.
Une assurance automobile protègera les véhicules utilisés par l’entreprise en cas de vol, d’accidents ou d’incendie ainsi que les marchandises transportées.
Les responsabilités
L’assurance responsabilité civile « occupation des locaux » couvre les dommages causés aux voisins ou au tiers ou ceux causés aux propriétaires.
L’assurance responsabilité civile « exploitation » intervient lorsque l’entreprise utilise du matériel acheté ou loué, lorsque des biens lui sont confiés, lorsqu’elle peut être à l’origine de pollutions d’origine accidentelle ou non, lorsque le personnel peut mettre en cause la responsabilité de l’entreprise ou lorsque l’entreprise travaille en sous-traitance.
L’assurance de responsabilité civile « automobile » est obligatoire dès lors que l’entreprise utilise des véhicules terrestres à moteurs tels chariots élévateurs, voitures ou camions.
L’assurance de responsabilité des mandataires sociaux est proposée en général dans un contrat distinct et joue lorsque la responsabilité des dirigeants d’entreprises peut être recherchée dans le cas de fautes commises telles omissions, négligences, erreurs de droit…
Autres assurances
L’entreprise peut être soumise à des risques autres que ceux cités précédemment et pour lesquels il conviendra qu’elle contracte d’autres formes d’assurance entreprises.
Ce sera ainsi le cas lorsque des litiges survenant avec les clients, l’administration ou des fournisseurs perturbent ses activités. Une assurance protection juridique lui permettra donc d’organiser sa défense et de gérer les conflits à l’amiable ou devant les tribunaux.
Une assurance crédit lui permet de se protéger contre les risques d’insolvabilité et la perte de créances.
Les risques financiers et économiques liés à l’exploitation peuvent également faire l’objet d’une formule d’assurance spécifique.
Au regard de ce que nous venons de voir, sans doute serait-il plus judicieux de mettre au pluriel l’expression « assurance entreprises » !
Une entreprise peut avoir deux catégories de véhicules : véhicules individuels et des véhicules de chantier.
Les contrats individuels et les contrats flotte
Les véhicules de l’entreprise peuvent être assurés par des contrats individuels ou par un contrat flotte. Il est possible d’envisager la souscription d’un tel contrat d’assurance à partir de trois véhicules.
Les flottes fermées sont distinguées des flottes ouvertes selon que le client, pour bénéficier de la garantie, doit déclarer à l’Assureur chaque véhicule qu’il met en service ou se limiter à indiquer la composition de son parc au début de chaque année.
Certaines entreprises ont recours à cette dernière technique pour faire bénéficier leur personnel de conditions de garantie et de tarif particulières.
Les contrats garantissant les engins de chantier
Les engins de chantier ont parfois la double fonction de véhicules et d’instruments de travail et sont garantis en tant que tels au titre de la responsabilité civile automobile obligatoire et de la responsabilité civile exploitation. En cas de sinistre, il peut être difficile de déterminer si celui-ci relève de l’exploitation de l’entreprise ou de la circulation du véhicule. Pour éviter des problèmes de frontière et de cumul d’assurance, il est préférable que l’entreprise souscrive une assurance de responsabilité civile exploitation auprès de l’Assureur qui garantit ses véhicules pour le risque de circulation.
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